Elektronická omluvenka: Jednodušší administrativa a efektivní komunikace

V poslední době stále více škol přechází od klasických papírových omluvenek k jejich elektronické podobě. Elektronická omluvenka přináší školám, rodičům i žákům řadu výhod, které usnadňují každodenní administrativu a zlepšují vzájemnou komunikaci. Co přesně elektronická omluvenka znamená, jaké výhody školám přináší a jak ji můžete jednoduše implementovat prostřednictvím systému Edukey?

Co je elektronická omluvenka a proč ji zavést?

Elektronická omluvenka je online formulář, který umožňuje rodičům nebo zletilým žákům jednoduše a rychle omluvit absenci žáka ve škole. Díky elektronické formě odpadá nutnost ručního vyplňování papírových omluvenek, jejich doručování do školy a následného ručního zpracování školním personálem.

Elektronická omluvenka umožňuje například omluvit:

Nemoc žáka nebo zdravotní důvody absence
Návštěvu lékaře či jiného specialisty
Rodinné důvody a mimořádné situace
Sportovní nebo kulturní akce, kterých se žák účastní
Další důvody absence dle školního řádu

Výhody elektronické omluvenky pro školy

Zjednodušení administrativy – elektronická evidence omluvenek výrazně snižuje administrativní zátěž třídních učitelů a vedení školy.
Přehlednost a dostupnost – všechny omluvenky jsou přehledně evidovány v online systému, kde je lze kdykoliv snadno dohledat a kontrolovat.
Rychlá a efektivní komunikace – potvrzení o přijetí omluvenky je automaticky zasíláno rodičům/žákům i pověřeným osobám ve škole.
Úspora času a nákladů – škola šetří čas i náklady spojené s tiskem, distribucí a archivací papírových omluvenek.
Zvýšení transparentnosti – elektronická evidence zajišťuje jasnou a transparentní dokumentaci absencí žáků.

Jak funguje elektronická omluvenka v systému Edukey?

Naše řešení elektronické omluvenky je navrženo speciálně pro školy a je připraveno k okamžitému použití. Nemusíte nic složitě nastavovat, systém je snadno dostupný v rámci vašeho Edukey účtu.

Jednoduché vložení formuláře na web školy

Elektronickou omluvenku lze snadno vložit na jakoukoliv stránku vašeho školního webu, do článků nebo aktualit prostřednictvím widgetu s názvem „Formulář elektronická omluvenka“. Formulář je navržen tak, aby byl maximálně přehledný, intuitivní a snadno použitelný pro rodiče i žáky.

Snadné zpracování a evidence omluvenek

Po vyplnění a odeslání formuláře jsou omluvenky automaticky zasílány do administrace a přehledně zobrazeny v modulu „Elektronická omluvenka“ v systému Edukey. Zde je mohou pověřené osoby (např. třídní učitelé, administrativní pracovníci) jednoduše spravovat, kontrolovat a archivovat.

Automatické potvrzení emailem

Systém umožňuje nastavit vlastní emailovou šablonu, která automaticky odešle potvrzení o přijetí omluvenky rodičům/žákům a pověřené osobě ze školy. Díky tomu mají všichni zúčastnění okamžitou zpětnou vazbu a jistotu, že omluvenka byla řádně přijata a zaevidována.

Kdo může omluvenky spravovat?

Každá škola si sama určí, kdo bude mít přístup k elektronickým omluvenkám. Nejčastěji se jedná o třídní učitele, administrativní pracovníky nebo členy vedení školy.

Jak začít s elektronickou omluvenkou ve vaší škole?

Pokud již používáte Edukey, máte modul elektronické omluvenky ihned k dispozici. Stačí jen:

Vložit widget formuláře elektronické omluvenky na webové stránky školy
Nastavit emailovou šablonu pro automatické potvrzení
Informovat rodiče, žáky a zaměstnance školy o novém způsobu omlouvání absencí